Application d’état des lieux de voiture : mode d'emploi

Application d’état des lieux de voiture : Mode d'emploi  

Grâce aux avancées technologiques, l’utilisation d’une application qui digitalise l'état des lieux lors d’une location, s’impose petit à petit comme la méthode la plus pratique et la plus fiable. En effet l’état des lieux papiers souvent imprécis, et générant des conflits et litiges, ne pourra documenter l’état d’un véhicule et y inspecter les dommages aussi précisément qu’une prise de photo annotée de commentaires d'observations.

Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes essentielles pour réaliser une inspection de l’état d’une voiture en utilisant une solution sur appli mobile photo pour votre activité professionnelle ou simplement en tant que client.

État des lieux : pourquoi utiliser une application photo ?

La solution logiciel d’état des lieux d’un véhicule dépend de l’activité de la société ou du contexte du particulier qui l’utilise.

Un état des lieux numériques est généralement réalisé dans les contextes suivants :  

• Lors de la location de voiture pour noter l’état général au départ et au retour du véhicule,

• Pendant la durée de la location de voiture pour permettre de suivre l’état carrosserie du véhicule,

• Lors de la vente d’une voiture d’occasion pour documenter son état carrosserie et mécanique,  

• Lors d’une déclaration de sinistre à son assurance pour identifier et qualifier les dommages après un accident,  

• Lors de la mise à disposition ou d’un changement de véhicule d’un collaborateur provenant du parc d’une entreprise,

• Lors de contrôles techniques ou d’entretiens pour vérifier la conformité des véhicules aux normes légales.

Lors de la location d’une voiture, que ce soit pour une location courte durée, moyenne durée ou une location longue durée, il est essentiel pour l’usager ou le client, de réaliser un état des lieux minutieux pour éviter les litiges ultérieurs concernant d’éventuels dommages.  

L’évolution technologique avec des solutions métiers permet de transformer la réalisation de cette étape stressante et parfois angoissante en une solution claire :  grâce à son téléphone il est possible d’être guidé(e) par des applications photo pour fiabiliser et amener de la confiance lors des échanges en créant la preuve de l’état du véhicule. Voici un guide détaillé sur comment faire un état des lieux.

Comment faire un état des lieux de voiture avec une application photo sur son smartphone ?

Les applications photo (disponibles sur smartphone, tablettes, ios et android) pour l’état des lieux de voiture, offrent plusieurs avantages :

• Réaliser une inspection de véhicule comme un profesionnel (Comme WeProov via son application WeProov Partner) : la solution permet de façon guidée et simple, de faire le tour de la carrosserie ainsi que l’intérieur du véhicule,

• Documentation précise : les photos permettent de capturer des détails spécifiques qui peuvent être manqués lors d’une inspection papier ou rentpad,

• Horodatage et géolocalisation automatique : la plupart des applications horodatent automatiquement les photos, fournissant une preuve irréfutable de l’état du véhicule à un moment précis mais d’autres comme WeProov vous permettent aussi de géolocaliser les clichés pris,

• Facilité de partage : les photos compilées dans une rapport d’inspection photo peuvent être facilement partagées entre les clients et la compagnie de location ou même l’assurance,

• Réduction des litiges : une inspection visuelle claire peut aider les clients à prévenir ou résoudre les éventuels litiges concernant les dommages présumés.

Application d’état des lieux : les étapes à respecter

Il est nécessaire de respecter 4 étapes clefs.  Une fois ces étapes respectées, réaliser un état des lieux va (presque) devenir votre métier.

Etape 1 : Choisir la bonne application

Optez pour une application mobile qui offre des fonctionnalités spécifiques pour les états des lieux de véhicules, comme la possibilité d’être guidé(e) dans la prise de photos (mais aussi de les annoter de vos observations). L'objectif de la démonstration n’est pas d'y passer beaucoup de temps mais, grâce à quelques clichés, de vous prémunir de mauvaises surprises ou conflits et de créer (sur android ou ios) une alternative à la gestion du papier grâce à des rapports d’inspections digitalisés.

Exemples d’applications d’état des lieux : la solution de gestion d’inspection WeProov ou des applications génériques.

Etape 2 : Bien préparer le véhicule  

• Assurez-vous que la voiture soit propre à la sortie du parc de façon à ce que les éventuels dommages soient bien visibles lors de l’inspection photo,

• Stationnez la voiture dans un endroit bien éclairé, de préférence à la lumière du jour,

• Prendre des photos extérieures de la carrosserie et intérieures,

• Commencez par des photos d’ensemble de la voiture (avant, arrière, côtés.. ),

• Prenez des gros plans sur les zones sujettes aux dommages comme les pare-chocs, les rétroviseurs, les pare-brises, les jantes et les pneus,

• N’oubliez pas les parties inférieures et le toit du véhicule,

• Capturer l’intérieur de la voiture,

• Prenez des photos des sièges, du tableau de bord, des tapis et du coffre,

• Documentez l’inspection des éventuelles déchirures, taches ou autres anomalies,

• N’oubliez pas les équipements comme l’autoradio, le GPS intégré, les commandes de climatisation, etc,

• Utilisez les fonctionnalités de l’appli mobile WeProov téléchargeable sur votre smartphone ou tablette pour annoter les photos et ajouter des commentaires si nécessaire,

• Notez les dommages existants avec des descriptions détaillée pour une meilleure démonstration de l’état du véhicule.

Etape 3 : Bien conserver les photos du véhicule (sauvegarde et partage)

Avec ces applications comme Rentpad ou WeProov, terminés les rapports d’inspection en papier. Sauvegardez toutes les photos sur un outil de stockage en ligne sécurisé et certifié. De plus certaines fonctions de la solution WeProov permettent en temps réel de partager les photos avec la compagnie de location ou votre employeur et, si nécessaire, avec votre compagnie d’assurance. La solution du logiciel d’inspection WeProov ajoute également un élément déterminant dans tous litiges possible : l’ajout d’une signature électronique.  

Etape 4 : Vérifier une dernière fois avant de prendre la route

• Revérifiez toutes les prises de photos de façon à vous assurer qu’aucune zone n’a été oubliée lors de votre inspection,

• N’oubliez de bien vérifier si des voyants sont allumés,

• Contrôlez la pression de vos pneus si possibles,

• Confirmez que les photos sont claires et bien horodatées,

• Documentation continue : si vous gardez la voiture pour une longue période d’activité (tel qu’une voiture de service mise à disposition par le parc de votre entreprise), il peut être utile de prendre des photos périodiques pour suivre l’état du véhicule dans votre quotidien,

• Compilez les photos dans une vue d’ensemble et détaillée

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En synthèse, nous avons vu qu’il y existe plein de cas de figure ou les états des lieux dans le monde la mobilité sont essentiels. En plus de sa nécessité, il faut créer un état des lieux qui retrace votre inspection de voiture avec une application mobile photo comme la solution WeProov.
En effet cet outil est finalement le simple à prendre en main et efficace pour documenter l’état complet d’un véhicule de manière détaillée et précise. Cela offre une tranquillité d’esprit par la preuve qu’apporte l’image, tant pour le loueur que pour le locataire, en minimisant les risques de litiges liés aux dommages. En suivant les étapes et conseils ci-dessus, vous serez en mesure de réaliser un état des lieux rigoureux et professionnel qui sera conclu par une signature électronique.