La réalisation d’un état des lieux pour un véhicule utilitaire est une phase importante pour les les loueurs et leurs clients particuliers qui louent leurs véhicules. Pour rappel, un véhicule utilitaire est un type de véhicule conçu pour transporter des marchandises ou effectuer des tâches nécessitant une capacité de charge supérieure à celle d’une voiture ordinaire.
Ils sont caractérisés par leur robustesse, leur espace de chargement spacieux et leur capacité à être équipés selon les besoins spécifiques, tels que des étagères ou des systèmes de réfrigération.
Les principaux types incluent les fourgonnettes, camionnettes, camions, vans, minibus et véhicules tout-terrain.
L’état des lieux quant à lui est un processus détaillé visant à documenter l’état du véhicule au moment de sa prise en charge et de sa restitution. Il inclut la création de fiches d'état des lieux et la gestion des inspections. Que vous soyez un opérateur en entreprise de location de véhicules utilitaires ou un client en agence louant une camionnette pour votre déménagement, réaliser un état des lieux complet et précis est essentiel pour protéger votre flotte ou votre caution. Aussi, un état des lieux pour un véhicule utilitaire diffère de celui d’un véhicule léger par plusieurs aspects que nous aborderons dans cet article : son usage, ses équipements, le contrôle technique, les responsabilités, ou encore le contrat d’assurance. Il est crucial de vérifier les conditions d'assurance et les sinistres couverts.
Ce guide pratique vous fournira tous les conseils nécessaires pour effectuer un état des lieux pour un véhicule utilitaire dans les règles de l’art et éviter ainsi toute de perte de temps et problèmes tels que d’éventuels litiges.
· Prise de rendez-vous : Vous avez la possibilité de planifier un rendez-vous avec le loueur pour effectuer l’état des lieux ou de vous y rendre spontanément (mais risquant alors de ne pas trouver de véhicule disponible selon vos critères de choix, surtout en période estivale). Il existe plusieurs entreprises de location spécialisées dans les véhicules utilitaires. Ces entreprises se concentrent principalement sur la location de camionnettes, fourgonnettes et autres véhicules adaptés tel qu’un van pour un voyage familial en pleine nature avec un loueur spécialisée comme WeVan.
En fonction de votre situation géographique, vous pourriez trouver des loueurs comme Europcar, Rent A Car, et d’autres qui offrent ce type de service spécialisé. Il est conseillé de consulter les sites web de ces entreprises en amont ou de les contacter directement pour connaître leurs options de location de véhicules utilitaires, les modèles, marques disponibles, ainsi que les conditions spécifiques à votre besoin.
Vous pouvez également utiliser des modèles prédéfinis de fiches d'état des lieux pour documenter l'état du véhicule, en mentionnant des détails tels que la marque, le modèle, le kilométrage et en incluant une signature pour attester de l'état du véhicule.
· Documents nécessaires : Assurez-vous d’avoir tous les documents à disposition, y compris une pièce d’identité et le contrat de location. Ce dernier pour un véhicule utilitaire formalise les termes de la location entre le locataire et le loueur, détaillant : les parties impliquées, les conditions générales, la description du véhicule, les coûts (avec frais additionnels), les assurances, les responsabilités en cas de dommages, les modalités de résiliation et de retour du véhicule, ainsi que des clauses spécifiques liées à l’utilisation du véhicule.
· Contrôle visuel : Lors du check-in, examinez minutieusement l'extérieur du véhicule dans les détails. Recherchez des rayures, des bosses, et autres dommages. Si l’état des lieux est digitalisé, une application comme WeProov et son application WeProov Partner peut vous aider à repérer des dommages sur votre véhicule utilitaire. Elle est conçue pour faciliter l'inspection visuelle en guidant son utilisateur et le questionner sur d’éventuels dommages comme une rayure. Le contrôle peut être réalisé par un agent de location formé à l’outil ou par le client qui sera guidé par la solution (dans ce cas, un code d’accès unique permettra d’accéder à l’inspection digitale via la web application).
· Photos et fiche d'état des lieux : Prenez des photos détaillées de tous les côtés du véhicule et remplissez une fiche d'état des lieux en notant tous les dommages constatés. Si l’état des lieux est digitalisé (en remplacement d’une fiche papier), une application ou un logiciel peut vous aider à respecter toutes les étapes d’un check-in afin de n’oublier aucune photo et n’omettre aucun angle du véhicule.
État intérieur : Vérifiez l'intérieur du véhicule dans les détails pour des dommages ou d’usure excessive, la propreté et le bon fonctionnement des équipements de votre utilitaire : espaces de chargement et de déchargement, systèmes de sécurité et de gestion de charge, espaces de rangement..
Fonctionnement mécanique : Assurez-vous que le véhicule fonctionne correctement. Vérifiez les freins, les lumières, et les niveaux de fluides. Bien que les véhicules utilitaires soient techniquement similaires à certains aspects des véhicules légers, ils sont spécifiquement conçus pour répondre aux besoins de transport de marchandises et peuvent donc avoir des caractéristiques et des équipements techniques adaptés à cet usage professionnel.
Documents de bord : Vérifiez que tous les documents, tels que l'assurance et le contrôle technique, sont à jour. Les principales différences concernant les documents de bord entre un véhicule léger et un véhicule utilitaire léger incluent :
· La carte grise, qui peut spécifier la mise en place d’un usage commercial pour un utilitaire,
· Les véhicules utilitaires ont des exigences spécifiques de conformité et d'homologation,
· Les assurances, pouvant varier selon l'usage,
· Les véhicules utilitaires peuvent nécessiter des documents spécifiques pour le transport de marchandises.
Concernant ces 4 étapes, et en cas de question ou de doute, faites appel à des employés ou des professionnels formés et se tenant à votre disposition pour effectuer l'état des lieux avec précision et minutie.
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Demander une démoLors de la restitution, un nouvel état des lieux doit être effectué pour comparer avec celui de départ. Soyez présent lors de cette étape pour éviterdes contestations ultérieures.
· Dégâts et réparations : Si des dommages sont constatés, ils seront notés sur le rapport de retour et comparés au rapport de départ. La caution pourra être utilisée pour couvrir les frais de réparation. A noter que les frais de caution sont généralement plus élevés pour un véhicule utilitaire comparé à un véhicule léger. Cette différence s'explique par plusieurs facteurs : la valeur plus élevée des véhicules utilitaires (en moyenne le prix d’un utilitaire est 40% plus élevé), leur usage plus intensif (poids transporté plus élevé, environnements plus variés d’usage), le risque accru de dommages en raison du transport de marchandises et des conditions de conduite souvent plus éprouvantes.
· Procédure de retour : Suivez les procédures de retour établies par le loueur, y compris le retour des clés et des documents de fin de location. Les procédures de retour pour un véhicule utilitaire sont souvent plus strictes et détaillées en raison de leur usage intensif et des risques accrus de dommages.
En cas de litige, il est crucial de disposer de tous les documents et photos prises lors de l'état des lieux initial. Les loueurs et les particuliers peuvent avoir recours à une médiation ou à des actions légales pour résoudre les différends.
Il y a d’ailleurs généralement plus de litiges pour les véhicules utilitaires en raison de leur usage intensif, des dommages spécifiques au compartiment de chargement, du kilométrage élevé, des équipements spécifiques, et des conditions de retour strictes, ce qui augmente le risque de désaccords entre le locataire et le loueur.
Un état des lieux rigoureux permet de minimiser les risques de litiges et de frais imprévus. Les entreprises de location doivent notamment mettre en place des procédures claires et former leur personnel pour garantir des états des lieux précis et fiables.
En synthèse, l’état des lieux d’un véhicule utilitaire est une procédure essentielle pour garantir une location sans problème. Grâce à une préparation minutieuse, l’utilisation d’outils adaptés comme WeProov et une bonne gestion des retours, vous pouvez assurer une expérience de location sereine et sans surprises désagréables. Que vous soyez loueur ou locataire, le respect de ces étapes vous permettra de protéger vos intérêts et d’assurer la mobilité de vos véhicules en toute sérénité. De plus, la gestion des flottes de voitures et l'importance de l'état des lieux pour éviter les conflits sont cruciales pour maintenir une bonne relation entre les loueurs et leurs clients, et assurer ainsi la durabilité des véhicules.
