Vous souhaitez avoir la procédure pour réaliser à la perfection un état des lieux de location ? Ne pas passer à côté du petit dégât qui donne lieu à un litige ? Alors lisez nos conseils, et finissez-en avec les problèmes lié aux retours de location !
Temps de lecture : Moins de 4 minutes
Ne bâclez surtout pas vos états des lieux ! C’est l’étape la plus importante pour vous.
Réaliser une mise à la route d’un véhicule de location avec minutie est très important.
Ce temps passé sera autant de temps préservé sur la résolution d’un litige avec un client lors du retour du véhicule. Un tour de véhicule complet prend environ 5 minutes pour être sûr de n’oublier aucun dommage.
Le premier réflexe est la prise de photos. En effet lors de l’état des lieux, il est essentiel de le faire pour éviter TOUT litige lors du retour des clés.
Prenez en photos les parties de la voiture dans le but de conserver des preuves de son état initial au moment du départ. Il vous sera facile de comparer les photos au retour pour vérifier si ce petit choc, cette rayure sur la jante, la mini fissure du pare-chocs étaient présentes au départ de la voiture, ou non.
Nous vous proposons une liste exhaustive :
- Les 4 faces de la voiture : Le capot avec la face avant, l’aile gauche, l’aile droite et le coffre.
- Les bas de caisses sur les 4 parties.
- Les rétroviseurs
- Les jantes et les roues
- L’intérieur de l’habitacle, l’état des sièges,le tableau de bord.
- Le compteur kilométrique ainsi que le niveaud’essence
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Demander une démoFausse bonne idée : « C’est connu le retour du véhicule se fait assez vite ! »
Mais ce serait commettre une grave erreur.
Ne réalisez pas cet état des lieux trop rapidement, par excès de confiance envers le client (habitué, professionnel ou occasionnel), ou par manque de temps. Nous vous le répétons, mais un état des lieux effectué rapidement peut se conclure par des dommages non détectés et donc des coûts supplémentaires à votre charge uniquement. Lors d’un potentiel litige, votre client s’appuiera sur le document signé par les deux parties, où cette donnée sera manquante...pour vous démontrer qu’il est dans son bon droit.
Pour réaliser l’état des lieux de sortie, utilisez l'état des lieux effectué avec votre client au départ. Faites le tour du véhicule afin de voir si un dommage carrosserie, une rayure, un bris de glace, une tache à l’intérieur de l’habitacle, ne se sont pas ajoutés durant la location. Une fois un dommage détecté, vous pouvez vous référez aux photos prises au départ. Si le dommage n’était pas présent il apparait logique que la location en cours ait causé ce dommage. Cela vous permettra derrière de pouvoir décider justement des suites à donner avec la personne responsable.
C’est à ce moment qu’on se rend compte que les photos sont essentielles pour éviter de perdre du temps dans des conflits.
Une photo = une preuve irréfutable.
Mais il existe aussi un cas, où aucun dommage n’est à recenser sur le retour de location. Alors là, plutôt simple à gérer : Signer l'état des lieux de retour et remettez la caution à votre client 😊
Il est nécessaire d’anticiper, pour vous protéger, au maximum des dégâts réalisés pendant les locations.
Il vous faut préparer en amont une politique de sinistralité, à défaut de devoir parfois payer à la place des clients les réparations sur vos véhicules. Réparer ce que nous n’avons pas abimé est le pire !
Vous avez la possibilité d’utiliser la caution du client pour réduire les frais de réparation. Vous pouvez également définir un barème en cas de sinistre pouvant être utilisé pour re-facturer les clients en cas de dommages constatés à l’arrivée. Ce qui permet d’anticiper et de piloter vos coûts carrosserie au mieux.
Les deux objectifs principaux de la politique de sinistralité permettent d’éviter de recevoir plusieurs malus mais également de conserver votre trésorerie.
Il serait malhonnête de notre part de vous donner ces conseils usuels et de vous laisser continuer à les appliquer sur des états des lieux papier car les imprécisions ne disparaitront pas : de la qualité de la prise de photo, aux annotations des dégâts sur le document, la duplication des exemplaires papiers jusqu’à l’archivage des dossiers pour suivre l’état de vos véhicules. Le risque d’erreur reste important.
L’utilisation d’un outil vous permettant de réaliser des états des lieux digitaux simplifie et sécurise totalement la gestion du check-in et du check-out :
- Inspection par photos (guidé pas à pas)
- Modèle de prise de photo entièrement configurable
- Détection des dégâts carrosserie instantanément
- Comparaison état de départ vs état de retour automatiquement
- Signature électronique et envoi instantané pare-mail
- Preuves infalsifiables
- Historique du vu véhicule
- Tableau de bord avec état de votre parc au complet
- Chiffrage par devis des dégâts à partir des photos prises
- Externalisation intégrale de vos réparations
Vous pouvez continuer à utiliser les états des lieux papier, même s'il est beaucoup plus simple d’utiliser l’application WeProov Partner pour les professionnels de la location automobile.
WeProov Partner, vous permet de réaliser des états des lieux simples, rapides et sécurisés.
Cet outil vous permet de garantir toutes les étapes d’un état des lieux en quelques instants. Fini les litiges clients.
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